Управление рабочим временем системного администратора

хранить всю информацию о планах, событиях и задачах (список задач и планировщик, календарь, стратегические цели) в одном месте (sheduler, PDA, органайзер), всегда носить с собой
фокусируйся! выбирай правильное время
не запоминайте то, что можно записать; помните только задачу в фокусе, остальное записывайте
разрабатывайте и используйте процедуры (поводы: повторяющиеся, но не регулярные процедуры; "поливка деревьев"; поддержка социальной сети; когда сделать быстрее, чем принять решение надо ли; что часто забываете; поддержка в актуальном состоянии)
вырабатывайте рефлексы, привычки и ритуалы, побуждающие мантры (прекомпиляция)
используя те же техники в обычной жизни вы увеличиваете тренированность

Единая система планирования по Лимонелли

Единая база данных о событиях и задачах состоит из трёх частей:

ежедневник
- список задач на этот день с приоритетами (несделанное переносится на следующий день)
- почасовой план на этот день
календарь (встречи, праздники и отпуска, граничные точки, долговременные проекты; связывает ежедневники в единое целое; общий для работы и прочей деятельности)
стратегические задачи

Ежедневное планирование (10 минут в начале работы, маленькие неприятности подождут, о больших вас известят):

в первый день месяца проработать стратегические задачи
блокировать время встреч, назначенных на сегодня (информация берётся из календаря), обед и т.д.
посчитать число оставшихся часов
составить список задач на сегодня (из несделанных вчера, из системы отслеживания запросов (текущие и привязанные к определённым датам), календаря, текущих проектов и пр.), записывать сокращёно; может быть разбив задачи на части, особенно если есть критические (проверочные) части; выделить время на прерывания и RT-систему
оценить требуемое время и расставить приоритеты (достаточно 3 уровней: A - завершить сегодня, B - завершить побыстрее, C - всё остальное), не тратить время на упорядочивание работ с равными приоритетами: делать их по дате возникновения, на основе ожиданий пользователей (короткие вперёд), самые впечатляющие вперёд (из них самые лёгкие вперёд); лёгкие задачи от босса вне очереди
непоместившееся на сегодня передвинуть на следующий день или оптимизировать или перепоручить или попросить вмешаться начальника или отложить встречу или задержаться на работе
расставить alarm-ы

Сделанные работы помечаются галочками, несделанные сдвигаются на следующий день. Если остались A-работы, то попытайтесь договориться с заказчиком. В любом случае, каждое задание должно иметь отметку.

Работа с календарём (рекомендуется иметь совмещённый вид личного и рабочего календарей):

назначил встречу - занеси в календарь
не соглашайтесь о встече, не проверив календарь
заранее занесите в календарь праздники и дни рождения, обеды, отпуск и т.д.

Стратегическое планирование (в первый день месяца пересмотреть и цели и шаги):

оформить цели в письменном виде помогает сформулировать их конкретно (что и когда) и измеряемо
- краткосрочные (1 месяц), среднесрочные (1 год), долгосрочные (5 лет)
- рабочие и личные
рассказать их членам своей референтной группы (это мотивирует)
расставить приоритеты (обязательно, важно, хорошо бы)
наметить путь в конкретных шагах
превратить шаги в задачи
занести в календарь

KOrganizer - менеджер персональной информации (PIM)

Имеет поддержку общего списка задач, списка задач на день, календаря (события), журналов (завершённые задачи могут автоматически заноситься в журнал). События и задания могут быть повторяющимися. Работа с несколькими календарями или с одним календарём в нескольких окнах, объединение и импорт календарей (iCalendar, vCalendar), архивирование старых записей, экспорт (HTML, iCalendar, vCalendar) или публикация, синхронизация через kPilot с Palm и через webdav с Exchange. Документация отстаёт от программы (русская версия очень отстаёт). Главным окошком называется узкая вертикальная полоска справа. Имеется несколько визуальных представлений: день, несколько дней, рабочая неделя, неделя, месяц, чем заняться, дела на сегодня, журнал (настроить помещение выполненных задач в журнал). Боковая панель слева содержит (сверху вниз): календарь, сортируемый список задач, описание выделенной задачи, окно управления источниками (ресурсами). Имеется возможность создания фильтров визуализации (по категориям, повторяемости, завершённости и т.д.). Фильтры действуют также на поиск и экспорт. Панель фильтров временами исчезает из toolbar. По умолчанию, активный календарь создаётся слиянием 2 источников: "дни рождения" (адресная книга KDE) и "календарь по умолчанию" (локальный файл ~/.kde/share/apps/korganizer/std.ics в формате iCalendar). Можно добавлять новые источники (плашка "источники" в боковой панели). В этой же панели источник можно временно отключить. Типы источников: адресная книга KDE, MS Exchange 2000, календарь в локальном файле, сервер с протоколом GroupDAV, Novell GroupWise, календарь IMAP, OpenXchange, удалённый календарь, SUSE Openexchange, eGroupware (XML-RPC), Bugzilla (модуль kbugbuster). Сохранить изменения источника можно в контексном меню. Несколько источников позволяет иметь совмещённый вид рабочего и личного календарей. Имеется поиск событий, заданий и записей журнала по шаблону в названиях, описаниях и категориях с учётом интервала дат.

События - действие, жёстко привязанное ко времени. События имеют название, описание, описание, место, время начала и конца, напоминание, могут иметь список участников, могут быть регулярно повторяемыми, могут иметь вложения. Можно назначить событию одну или несколько категорий. Категории можно использовать в фильтре визуализации. К категории можно привязать свой цвет. Создать свою категорию получается не всегда! Могут иметь уровни доступа (публичный, личный, конфиденциальный): используются при экспорте и публикации. Для удобной работы со списком участников необходимо занести их в kAddressBook (есть обмен в формате LDIF). Можно сделать из события шаблон и потом использовать его.

Задачи имеют название, описание, место, приоритет, процент выполнения, могут иметь время начала и конца, могут быть регулярно повторяемыми, могут иметь список участников, могут иметь вложения. Можно назначить задаче одну или несколько категорий. Категории можно использовать в фильтре визуализации. К категории можно привязать свой цвет. Создать свою категорию получается не всегда! Могут иметь уровни доступа (публичный, личный, конфиденциальный): используются при экспорте и публикации. Задачу можно разделить на подзадачи.

Возможно групповое планирование (используется протокол IMIP: Outlook, Lotus Notes, Evolution). Глючит. Участники могут иметь разные роли, для каждого участника хранится статус извещения о мероприятии.

Проблемы

при завершении задачи с редактированием она не попадает в журнал
проблемы с добавлением и переименованием категорий
при завершении повторяющегося задания оно зеленеет, но галочка остаётся красной
при завершении задержанного повторяющегося задания, оно завершается навсегда

Советы

взаимная защита от прерываний: до обеда один сисадмин отвечает на звонки, после обеда - второй
если сисадин работает один, то ввести "проектные часы" - время, когда к немедленному обслуживанию принимаются только аварийные заявки (остальные по e-mail или в систему отслеживания заявок)
Tier 2 должен сидеть дальше от входа, чем Tier 1
хаос на столе забирает внимание
вещи, про которые непонятно нужны ли они, сложить в пакет с пометкой "выкинуть через 3 месяца не заглядывая"
многозадачность только там, где это выгодно
сортировка окон по виртуальным экранам, располагайте окна в одних и тех же местах
прерывания управляют вами или вы планируете свою работу?
плакат или внутренний вебсервер с указанием куда обращаться (браусеры настроены на эту страницу)
дайте пользователям доступ к входной странице мониторинга
поощрение лучше наказания
получив запрос, делегируйте его, запишите его на глазах у пользователя и попрощайтесь или демонстративно приступайте к работе
еженедельный обход сотрудников
ежедневный обход пользователей (исправить, делегировать, посочувствовать)
некоторые вещи проще сделать, чем обдумывать их необходимость
ежедневные работы лучше делать с утра
всегда делай копию конфигурационного файла перед редактированием с указанием времени (или RCS), не трать время на обдумывание
каждый человек имеет свои "лучшие часы", на которые надо планировать самую трудную работу
каждая компания имеет циклы в производственной деятельности
узнайте цели босса и помогите ему их достичь, поделитесь с ним своими целями
отпуск должен быть не менее 2 недель, никаких e-mail в отпуске, за 2 недели до отпуска начать подготовку: вся ли документация на месте и есть ли замена, за неделю заменяющий д.б. полностью готов, в последний день никаких изменений
обработка e-mail (цель: пустой ящик, каждое письмо читается не более одного раза, начать с перемещения всей старой почты в выделенный ящик)
1. фильтровать автоматически
2. удалить не читая
3. прочесть
  1. удалить
  2. в архив
  3. ответить и удалить (м.б. добавить задание в календарь)
  4. переслать и удалить
4. обработать (меньше 2 минут) и удалить
самый быстрый способ чтения форумов - не читать их
поставьте будильник, прежде чем отвлечься на минуточку
делить собрания на статусные (отчётные) и рабочие, напоминание за сутки
документация для пользователей (Wiki): как получить помощь, как запросить услугу, правила работы (безопасность, AUP, SLA), сделать страницей по умолчанию
документация для себя (Wiki): поставщики (условия и контакты), сложные и редкие процедуры (а также неприятные, чтобы их можно было делегировать), диаграмма сети
автоматизация: делать руками простые одноразовые задачи, купить программу для сложных частых задач, написать скрипт для частых простых и редких сложных задач (всегда одинаковый результат, не надо запоминать, масштабируемость, избавление от опечаток)

Ссылки

Time Management for System Administrators By Thomas A. Limoncell. O'Reilly. November 2005. ISBN: 0-596-00783-3
RT: Request Tracker
How to Get Control of Your Time and Your Life (Signet) by Alan Lakein